Participatie organiseren

Wat doet de stad?

• De stad organiseert een startbijeenkomst of stuurt een duidelijke communicatie naar alle betrokkenen, waarin de doelstellingen en verwachte uitkomsten van het participatietraject worden uitgelegd.
• Er wordt gecommuniceerd over wat de stad hoopt te bereiken, zoals het verzamelen van ideeën, het peilen van meningen, of het krijgen van feedback op specifieke plannen.
• We geven inzicht in welke beslissingen nog openstaan voor inbreng en welke al vastliggen. Dit zorgt ervoor dat deelnemers realistische verwachtingen hebben over hun invloed op het project.

Wat verwachten we van alle partners?

• Inwoners, groeperingen en andere betrokkenen worden verwacht de doelen van het traject goed door te nemen en te begrijpen.
• Partners worden aangemoedigd om actief mee te denken en te reflecteren op het voorgestelde doel, zodat ze met gerichte en relevante input komen.
• We vragen dat de partners voorafgaand aan de participatie intern overleggen met hun achterban, zodat zij voorbereid deelnemen en zo breed mogelijk gedragen input kunnen geven
   

Wat doet de stad?

• De stad kiest een participatiemethode die past bij de aard van het project. Dit kan variëren van werktafels, focusgroepen, online bevragingen, tot openbare inspraakmomenten.
• We leggen duidelijk uit waarom voor een specifieke methodiek is gekozen en wat we van deze methodiek verwachten in termen van input.
• Voor elk traject wordt beoordeeld welke groepen (jongeren, buurtbewoners, ondernemers, enz.) betrokken moeten worden en hoe we hen het beste kunnen bereiken.

Wat verwachten we van alle partners?

• Partners worden verwacht actief mee te doen aan de gekozen methodiek, zoals deelnemen aan werktafels of het invullen van bevragingen.
• Ze kunnen suggesties doen over welke methoden volgens hen het meest geschikt zijn voor specifieke doelgroepen.
• Groeperingen kunnen een rol spelen in het mobiliseren van hun leden of achterban om aan het participatietraject mee te doen.
   

Wat doet de stad?

• De stad maakt een heldere tijdlijn waarin alle stappen van het participatietraject worden vastgelegd: van het moment waarop input gevraagd wordt, tot de momenten waarop feedback gegeven wordt en uiteindelijk een beslissing wordt genomen.
• We zorgen ervoor dat deze tijdlijn op tijd wordt gedeeld, zodat alle betrokkenen weten wanneer en hoe ze kunnen deelnemen.
• Tijdens het proces communiceren we regelmatig over de voortgang, zowel via traditionele als online kanalen, zoals nieuwsbrieven, sociale media, en bijeenkomsten.

Wat verwachten we van alle partners?

• Partners worden gevraagd om deze tijdlijn serieus te nemen en actief mee te werken binnen de afgesproken termijnen.
• We verwachten dat zij hun achterban informeren over belangrijke momenten en deadlines in het proces.
• Partners moeten de stad tijdig laten weten als ze tegen problemen aanlopen of extra ondersteuning nodig hebben om op tijd input te leveren.
   

Om de inwoners en andere belanghebbenden op de hoogte te houden van de voortgang van lopende projecten besteden we voldoende aandacht aan elke vorm van (tussentijdse) communicatie. Dit kan in de vorm van extra bijeenkomsten, infosessies, debatten, en vragenuurtjes. Deze manier van aanpak biedt een overzicht van de actuele stand van zaken en ruimte voor dialoog tussen het bestuur, de administratie en de inwoners.

Wat doet de stad?

• De stad informeert alle partners over hoe, waar en wanneer zij betrokken worden in het participatieproces. Dit gebeurt via verschillende online en gedrukte kanalen.
• We zorgen ervoor dat de partners weten welke invloed ze kunnen uitoefenen en hoe hun bijdrage het besluitvormingsproces zal beïnvloeden.
• Informatie wordt ook beschikbaar gesteld in toegankelijke formats (bv. online platforms) om ervoor te zorgen dat iedereen makkelijk toegang heeft tot de nodige gegevens.

Wat verwachten we van alle partners?

• Partners worden verwacht om de informatie nauwkeurig door te nemen en te verspreiden onder hun achterban.
• We vragen dat partners actief hun leden of buurtgenoten stimuleren om deel te nemen en hen op de hoogte houden van relevante informatie.
• Partners kunnen ook zelf het initiatief nemen om aanvullende vragen te stellen of extra toelichting te vragen, indien iets niet duidelijk is.
   

Wat doet de stad?

• Na afloop van het participatietraject evalueren we het proces en de resultaten. Dit gebeurt in samenspraak met de partners, zodat zij ook kunnen reflecteren op hun ervaring.
• De stad deelt de resultaten van de participatie en geeft aan welke bijdragen concreet zijn meegenomen in de uiteindelijke besluitvorming.
  Indien nodig wordt de methodiek aangepast voor toekomstige trajecten op basis van de ontvangen feedback.

Wat verwachten we van alle partners?

• Partners worden gevraagd mee te doen aan de evaluatie en constructieve feedback te geven over hun ervaringen en het verloop van het participatietraject.
• We verwachten dat zij hun leden informeren over de uitkomst van het traject en hoe hun input is gebruikt.
  Partners worden aangemoedigd om ideeën aan te dragen voor verbeteringen in toekomstige participatietrajecten.