Privacy

Contactgegevens verwerkingsverantwoordelijke en functionaris gegevensbescherming (DPO)

Verwerkingsverantwoordelijke  
stadsbestuur Herentals 
Augustijnenlaan 30, 2200 Herentals
+32 (0)14 28 50 50
info@herentals.be

Contactgegevens functionaris gegevensbescherming (DPO): 
privacy@herentals.be

Algemeen

Stadsbestuur Herentals behandelt uw persoonsgegevens met respect voor uw privacy. Met deze verklaring leggen we u uit hoe we omgaan met uw persoonsgegevens die we via verschillende kanalen verkrijgen. 

Bij het verwerken van persoonsgegevens zal het stadsbestuur de geldende privacywetgeving respecteren, zijnde de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming  (afgekort AVG of GDPR genoemd), de Gegevensbeschermingswet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens alsook het decreet van de Vlaamse overheid van 8 juni 2018 houdende aanpassing van de decreten aan de AVG.

De term ‘verwerking’ is een erg breed begrip: alles wat we met uw persoonsgegevens doen, zijn ‘verwerkingen’: ze opslaan, raadplegen, doorsturen, ordenen, verspreiden, bijwerken, koppelen, enzovoort.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee iemand u kan identificeren, rechtstreeks of onrechtstreeks. 

Rechtstreeks: 

-    met uw identiteitskaartnummer of rijksregisternummer weten we onmiddellijk dat u het bent.

Onrechtstreeks: 

-    met uw naam in combinatie van uw adres, geboortedatum, leeftijd en/of geslacht kunnen we u herkennen. 
-    met uw e-mailadres, telefoonnummer of zelfs IP-adres (het internetadres van uw computer)
-    met foto’s, beeldmateriaal en hun bijhorende gegevens (ook wel metadata genoemd) zoals locatie of tijdstip waarmee we iemand kunnen herkennen.

Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op de één of andere manier aan u kunnen koppelen. 

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als wij uw gegevens verwerken, dan gaat dit onder andere over de onderstaande gegevens:

-    Identificatie-, contact- en bezoekgegevens (naam, e-mailadres, datum en tijd bezoek, …)
-    Eventuele andere persoonsgegevens die ons worden meegedeeld (bijvoorbeeld: beeldopnamen, andere contactpersonen, …)
-    Gegevens uit het bevolkings- en rijksregister
-    Eigenaarsgegevens uit het kadaster
-    OCMW: gegevens uit de Kruispuntbank Sociale Zekerheid
-    Gemeentelijke scholen: gegevens over leerlingen en hun ouders
-    Bibliotheek: identificatie-, contact- en bezoekgegevens, lenershistoriek

De types persoonsgegevens zijn opgenomen in ons register van verwerkingsactiviteiten. Daarin zijn alle verwerkingen opgenomen die wij doen met persoonsgegevens. Hierover willen we open en transparant zijn.

Overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken

Binnenkort krijgt u via deze pagina ook een algemeen overzicht waarin staat:

-    wat de doelen zijn waarvoor we persoonsgegevens kunnen gebruiken
-    welke persoonsgegevens nodig zijn voor elk van die doelen
-    hoe we uw persoonsgegevens rechtmatig zullen verwerken
-    hoelang we uw gegevens zullen bewaren

Hier vindt u ook alle doelen waarvoor we geen toestemming moeten of kunnen vragen en waarover we u dan ook niet op voorhand informeren.

Waarom verwerken wij jouw persoonsgegevens?

Het stadsbestuur verwerkt uw persoonsgegevens nooit zomaar. We doen dit alleen voor doelen waarvoor we een duidelijke wettelijke basis of op uw eigen verzoek en dus met uw toestemming (bijvoorbeeld: als u contact met ons opneemt om een vergunning aan te vragen). 

Onze belangrijkste juridische basissen om rechtmatig persoonsgegevens te verwerken zijn:

1. U geeft ons toestemming om uw persoonsgegevens voor een specifiek doel te gebruiken. We zullen u eerst goed informeren over wat die toestemming betekent, hoe u uw toestemming eenvoudigweg weer kunt intrekken, met wie we uw gegevens zullen delen en hoelang we van plan zijn om uw gegevens bij te houden. Zo kunt u uw toestemming met kennis van zaken geven. Als u geen toestemming geeft om uw persoonsgegevens te verwerken, worden uw persoonsgegevens niet gebruikt voor dit doel, en heeft dit verder geen nadelige gevolgen. 
2. We verwerken uw persoonsgegevens omdat u een overeenkomst bent aangegaan met het stadsbestuur.
3. We verwerken uw persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke verplichting of opdracht uit Europese wetgeving, federale wetten of Vlaamse decreten en hun bijbehorende uitvoeringsbesluiten.
4. We gebruiken uw gegevens om een taak van algemeen belang te vervullen of om een opdracht van openbaar gezag uit te voeren.
5. In bijzondere gevallen kunnen we uw persoonsgegevens ook verwerken om u te beschermen. We doen dat wel alleen in hoogst uitzonderlijke, levensbedreigende noodsituaties of rampen.

Het stadsbestuur gebruikt uw persoonsgegevens enkel voor het doel waarvoor u ze zelf hebt verstrekt. Dat betekent dat als u bijvoorbeeld uw naam en adres invult voor het toezenden van een brochure, deze persoonsgegevens niet worden gebruikt voor andere doeleinden.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Het stadsbestuur Herentals bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering en administratieve afhandeling van de door haar aangeboden diensten of wettelijk verplichte taken. Vaak is de bewaring van persoonsgegevens verbonden aan wettelijke bewaartermijnen. De bewaartermijnen zijn opgenomen in ons verwerkingsregister. 

We archiveren uw persoonsgegevens soms ook volgens de archiefwetgeving. Zo is het mogelijk dat we uw persoonsgegevens in ons archief toch langer moeten bewaren dan de opgegeven bewaartermijn. Het doel van de verwerking is dan wel veranderd naar ‘archivering voor algemeen belang’ en is niet meer het doel waarvoor we uw gegevens eerst gebruikt hebben. 

Het stadsbestuur Herentals bewaart uw persoonsgegevens in een beveiligde omgeving die niet toegankelijk is voor het publiek.

Wie heeft er allemaal toegang tot uw persoonsgegevens? 

Het stadsbestuur is de ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Dat wil zeggen dat wij bepalen welke gegevens we verzamelen en waarvoor. In juridische termen bepalen wij dus het ‘doel van de verwerking’. Maar dat betekent niet dat iedere medewerker van het stadsbestuur zomaar toegang heeft tot alles. Uw persoonsgegevens komen enkel bij de diensten en de medewerkers die ze nodig hebben voor hun werk.

Voor een aantal specifieke opdrachten en diensten werken gemeenten samen met andere overheidsinstanties en/of buurgemeenten in intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, onder andere met intercommunales. 

Voor de verwerking van persoonsgegevens werken we samen met allerhande partners en leveranciers. Die bedrijven en organisaties kunnen persoonsgegevens verwerken in onze opdracht, en handelen daarbij altijd volgens de richtlijnen van het lokaal bestuur. Ze worden dan 'verwerkers' genoemd. Met al die verwerkers maken we strikte afspraken (een verwerkingsovereenkomst) om zo te verzekeren dat ze dezelfde hoge privacystandaarden gebruiken. 

Soms is het lokaal bestuur niet de enige ‘verwerkingsverantwoordelijke’. Vaak zijn we ook wettelijk verplicht om bepaalde gegevens uit te wisselen met andere overheden, zoals de Vlaamse of de Federale instanties. Die ontvangende organisaties zijn op hun buurt verwerkingsverantwoordelijken en voor het verder verwerken van de persoonsgegevens moeten ook zij op hun beurt voldoen aan alle vereisten van de AVG. 

Anderen met wie persoonsgegevens gedeeld (kunnen) worden

Soms wisselt het lokaal bestuur persoonsgegevens uit met andere organisaties: 

• om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, in geval van uitdrukkelijk verzoek van de gerechtelijke autoriteiten of politiediensten of wanneer dit noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang binnen een wettelijk kader. 
• met andere overheden om je te ondersteunen en automatisch bepaalde diensten en/of voordelen toe te kennen waarop u wettelijk recht hebt zoals een UitPas, energiepremies, sociaal abonnement, en andere. 

We zullen uw persoonsgegevens nooit zomaar doorsturen of bekendmaken aan anderen. We doen dat enkel als u ons op voorhand daarvoor toestemming verleent of als er een wet is die ons daartoe verplicht. We hebben dan een duidelijke juridische basis. 

De wetgeving schrijft voor dat er voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een Vlaamse instantie naar een andere Vlaamse instantie of naar een externe overheid een protocol moet worden opgemaakt. In zo’n protocol worden afspraken gemaakt over die gegevensuitwisseling. Voor sommige uitwisselingen vragen we een machtiging aan bij het Informatieveiligheidscomité. Gemeenten om toegang te krijgen tot de informatiegegevens van het Rijksregister met het oog op de uitvoering van de aan hen toevertrouwde taken

• Mededeling van bepaalde persoonsgegevens door de Algemene Administratie van de Patrimoniumdocumentatie van de Federale Overheidsdienst Financiën
• Machtiging om de gemeenten toegang te verlenen tot het repertorium van de DIV 
• Protocol ANPR-camera’s

Ga naar het overzicht van onze protocollen en machtigingen om ze te raadplegen. 

Wat zijn uw rechten? 

Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond beschikt u over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over uw persoonsgegevens:

Recht om uw gegevens in te kijken en gegevensoverdraagbaarheid

U hebt het recht om uw persoonsgegevens en de doelen waarvoor we ze verwerken in te kijken. Daarvoor vragen we wel een bewijs van uw identiteit, zodat we zeker zijn dat we de persoonsgegevens aan de juiste persoon tonen. 

Als u vraagt om uw gegevens in te kijken:

• Kunt u dat doen via het contactformulier
• kunnen we uw gegevens via e-mail bezorgen
• Kunnen we uw gegevens op papier afdrukken, en opsturen naar uw domicilieadres 

Als het technisch mogelijk is, kunnen we een kopie van uw persoonsgegevens op een digitale manier bezorgen, zodat u ze zelf kan overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. 

Recht om uw gegevens te verbeteren

Merkt u dat het stadsbestuur foute of onvolledige persoonsgegevens over u heeft? U hebt altijd het recht om ze te laten verbeteren. 

Recht om uw toestemming voor een bepaalde verwerking in te trekken

Hebt u toestemming gegeven om uw gegevens te gebruiken voor een bepaald doel, kunt u deze op elk moment weer intrekken voor toekomstige verwerkingen. De intrekking van uw toestemming heeft geen invloed op reeds uitgevoerde verwerkingen. In de mate van het mogelijke proberen we echter ook de reeds uitgevoerde verwerkingen aan te passen.

Recht om vergeten te worden

In een aantal gevallen hebt u het recht om uw gegevens te laten wissen. Dat kan bijvoorbeeld:

• als we uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor de doelen waarvoor we ze eerst verwerkten
• als we uw toestemming nodig hebben om ze te verwerken en u beslist om je toestemming in te trekken
• als u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten
• als wij, ondanks al onze inspanningen, uw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken
• als we wettelijk verplicht worden om uw gegevens te verwijderen

Opgelet. Vaak zijn we verplicht om uw gegevens voor een bepaalde termijn te bewaren en kunnen we dus niet, of maar gedeeltelijk, voldoen aan uw wens om vergeten te worden. U kunt bijvoorbeeld niet geschrapt worden uit het bevolkingsregister.

Recht om je te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens, recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming

U hebt het recht om de verwerking te beperken:

• als u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist tijdens een periode die ons toelaat om de juistheid van uw gegevens na te gaan
• als wij, ondanks al onze inspanningen, uw persoonsgegevens toch op een onrechtmatige manier zouden verwerken, maar u liever niet hebt dat we uw persoonsgegevens verwijderen
• als we uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar u die wel nog nodig hebt voor een gerechtelijke procedure
• als u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen andere gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking verder te zetten

U hebt het recht om bezwaar te maken als we uw persoonsgegevens verwerken voor onze taken van algemeen belang of onze opdrachten van openbaar gezag. Als uw belangen, rechten en vrijheden zwaarder doorwegen dan de gerechtvaardigde gronden van het lokaal bestuur, of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering, zullen we stoppen met de verwerking van uw persoonsgegevens.

De overheid bepaalt vaak zuiver op basis van een aantal kenmerken of u in aanmerking komt voor een iets (zoals een studiebeurs). Dit wordt dan ‘geautomatiseerde besluitvorming’ genoemd. U hebt het recht om daar een menselijke tussenkomt in te vragen als dat voor u grote gevolgen kan hebben, behalve:

• als we uw persoonsgegevens op die manier moeten verwerken volgens een overeenkomst die we met u gesloten hebben
• als dat wettelijk is toegelaten en uw rechten en vrijheden daarbij beschermd worden
• als u ons uitdrukkelijk toestemming verleent

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen? 

U kunt uw rechten op verschillende manieren uitoefenen: 

• via mail: privacy@herentals.be
• per post: Stadsbestuur Herentals, Augustijnenlaan 30, 2200 Herentals.
• Via het contactformulier

We bezorgen u zo snel mogelijk een antwoord: uiterlijk 30 dagen nadat we uw verzoek en het bewijs van uw identiteit ontvangen hebben. Uw rechten gebruiken kost u normaal niets. Als uw vraag buitensporig is of als u vaak dezelfde vraag stelt, kan het stadsbestuur toch een vergoeding vragen of uw verzoek weigeren.

Zorg ervoor dat het steeds duidelijk is welk recht u precies wil uitoefenen en op welke manier (bijvoorbeeld: per e-mail, per post, mondeling, …) u de informatie wenst te krijgen. Houd er wel rekening mee dat we in bepaalde gevallen meer informatie nodig hebben. We willen zeker zijn dat we de juiste persoon helpen.

Vragen, opmerkingen of klachten?

Hebt u een vraag of een klacht over hoe het stadsbestuur Herentals uw persoonsgegevens verwerkt, contacteer onze functionaris voor de gegevensbescherming (DPO):

• via mail: privacy@herentals.be
• per post: Stadsbestuur Herentals, Augustijnenlaan 30, 2200 Herentals.
• Via het contactformulier

U hebt altijd het recht om klacht in te dienen bij een Toezichthoudende Autoriteit in de Europese Economische Ruimte.
 
In België kunt u voor Vlaamse bestuursinstanties terecht bij de:

Vlaamse Toezichtcommissie:
 contact@toezichtcommissie.be
+32 (0)2 553 20 85

Gegevensbeschermingsautoriteit
contact@apd-gba.be
 +32 (0)2 274 48 00

Audio(visuele) opnames van vergaderingen

Vergaderingen van de gemeenteraad, van de raad voor maatschappelijk welzijn en van hun commissies hebben hoofdzakelijk een openbaar karakter. De audio- of audiovisuele opnames van deze vergaderingen kunnen ook persoonsgegevens van burgers-/externe deelnemers verwerken. 

Dit kan (bijvoorbeeld) het geval zijn door vermelding van persoonsgegevens van burgers door raadsleden tijdens de openbare zitting waarvan aldus een audio- of audiovisuele opname wordt gemaakt of eventuele tussenkomsten van burgers-/externe deelnemers aan deze openbare zitting.

In het kader van een transparant bestuur publiceert het stadsbestuur Herentals deze opnames op de gemeentelijke website en kan de vergadering ook live uitgezonden worden. Niet-mandatarissen die niet herkenbaar in beeld of geluid wensen te komen, maken dit bij voorkeur vooraf kenbaar. Verzoeken achteraf om niet herkenbaar in beeld of geluid te komen, worden beoordeeld door het bevoegde orgaan (college van burgemeester en schepenen of vast bureau) op basis van de proportionaliteit en de technische mogelijkheden.