Verenigingen en de wet

Een feitelijke vereniging ontstaat van zodra twee of meer personen samenkomen of groeperen rond een gezamenlijk doel. Een feitelijke vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid en geen vastgelegde formaliteiten om zich aan te houden. Alles gebeurt op naam van de individuele leden. Daarom kent de feitelijke vereniging enkele typerende voor- en nadelen.

Een vzw is een vereniging zonder winstuitkering. De vzw ontstaat als een groep van minimum twee personen beslist om een gemeenschappelijk doel te verwezenlijken en als ze dit wettelijk vastlegt. Het hoofddoel van de vzw mag nooit draaien om het maken van winst voor de leden of bestuurders. Een vzw kan wel een commerciële werking hebben.

Sinds 1 mei 2019 is de nieuwe wetgeving voor vzw’s in werking getreden. Vanaf 1 januari 2020 worden de bepalingen van deze nieuwe wetgeving dwingend. Deze wetgeving legt de basiswerking van een vzw vast. Alle vzw’s moeten zich vóór 1 januari 2024 in orde stellen met de nieuwe wetgeving. Nieuwe vzw’s houden zich onmiddellijk aan de nieuwe wetgeving.
Wat verandert er voor verenigingen:

• Nieuwe definitie van een vzw: Vereniging zonder winstuitkering;
• Winst maken mag, maar een vereniging mag geen winst uitkeren of vermogensvoordelen genereren;
• Het maatschappelijk doen wordt een belangeloos doel;
• Er zijn slechts twee personen nodig om een vzw op te richten;
• De algemene vergadering en het bestuur (vroegere raad van bestuur) kunnen evenveel leden tellen;
• De oproeptermijn van de algemene vergadering bedraagt vijftien dagen (dit was acht dagen);
• De opdracht van het dagelijks bestuur wordt duidelijker gedefinieerd;
• Nieuwe en duidelijke bepalingen rond de aansprakelijkheid van bestuurders;
• Onderscheid tussen: kleine vzw’s, micro-vzw’s en andere dan kleine en micro-vzw’s;
• Bepalingen rond vertegenwoordiging van de vzw naar derden;
• Verplichting van het UBO-register;
• Het huishoudelijk reglement wordt het intern reglement;
• Opnemen in je statuten van het gewest waar de zetel van de vzw staat ;
• Aanpassingen van de openbaarmakingsformaliteiten.

Meer informatie en tools om uw vereniging in orde te stellen in het kader van de vzw- wetgeving vindt u op de website van Scwitch. Ook verschillende koepelorganisaties hebben de nodige ervaring om je hierin te begeleiden.
 

Naast de gekende rechtspersoonlijkheid van de vzw bestaat er ook de rechtsvorm van een stichting. Een stichting is een rechtspersoonlijkheid die een specifiek belangeloos doel nastreeft. Een stichting heeft geen leden, ze bestaat uitsluitend uit een raad van bestuur en in voorkomend geval uit de personen aan wie het dagelijks bestuur wordt opgedragen. Een stichting mag, net als een vzw, nooit vermogensvoordelen uitkeren aan stichters, bestuurders of andere personen, behalve voor het belangeloos doel dat in de statuten werd bepaald. Het grote verschil met een vzw is dat bij een stichting er steeds een persoonlijke inbreng van kapitaal is. Daarnaast wordt de stichting steeds opgericht door middel van een authentieke akte die wordt opgesteld door een notaris.

Deze vorm van rechtspersoonlijkheid komt in mindere mate voor bij de lokale verenigingen. Hij komt wel voor bij de goede doelen en werkingen van vierdepijlerinitiatieven.

Voorbeelden van stichtingen zijn:

• Koning Boudewijnstichting
• Child Focus
• UNICEF
• Artsen Zonder Grenzen
• Antikankerfonds
• Antigifcentrum

Meer informatie over de stichtingen vindt u op deze pagina. 
 

Dit zijn alle documenten die bewaard moeten worden op de maatschappelijke zetel van de vzw. Deze documenten zijn beschikbaar ter inzage voor leden of controlerende overheden.

• Verslagen van het bestuur
• Verslagen van de algemene vergadering
• Boekhoudkundige stukken van de vzw
• Het ledenregister

Dit zijn alle documenten van de vereniging die moeten worden neergelegd bij de griffie van de ondernemingsrechtbank of die gepubliceerd moeten worden in het Belgisch Staatsblad. Deze documenten kunnen door iedere belanghebbende worden opgevraagd.
 

Alle rechtspersonen, en dus ook vzw’s, zijn verplicht om hun ‘uiteindelijk begunstigden’ te registreren. Voor verenigingen zijn dit de volgende personen:

• De leden van het bestuur
• De personen die gemachtigd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen (bijvoorbeeld een personeelslid of een lid dat in de statuten is aangeduid om de vereniging te vertegenwoordigen).
• Leden van het dagelijks bestuur

Telkens als deze gegevens wijzigen, maakt u binnen de maand het UBO-register van uw vereniging in orde. De registratie hiervan loopt via de toepassing op uw MyMinFin 

Meer informatie over het UBO-register 

De jaarrekening is het financiële overzicht van alle inkomsten en uitgaven van het voorbije boekjaar. De jaarrekening moet binnen de vijf maanden na het afsluiten van het boekjaar zijn goedgekeurd door de algemene vergadering. Na goedkeuring op de algemene vergadering legt de vereniging de jaarrekening binnen de 30 dagen neer bij de griffie van de lokale ondernemingsrechtbank. 

Voorbeeld van een minimale jaarrekening, dus de staat van ontvangsten en de toelichting.

Een vzw is verplicht om enkele verzekeringen af te sluiten. Anders zijn de bestuurders zelf hoofdelijk aansprakelijk voor eventuele gevolgen.

Burgerlijke aansprakelijkheid: Een vzw is verplicht om alle vrijwilligers te verzekeren via een polis burgerlijke aansprakelijkheid. Deze verzekering beschermt de aansprakelijkheid van vrijwilligers en bestuurders. Een vzw is niet verplicht om een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af te sluiten voor leden van de vereniging of deelnemers van eenmalige activiteiten. In verschillende situaties is dit wel aan te raden, bijvoorbeeld voor een werking met kinderen en jongeren, sport, … 

Objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing: Dit is een verplichte verzekering als een vzw een gebouw bezit dat groter is dan 50 m2 en als er binnen activiteiten plaatsvinden. Deze verzekering dekt de lichamelijke en stoffelijke schade die bezoekers oplopen bij brand of ontploffing.

Arbeidsongevallen:Alle organisaties die personeel in dienst hebben, moeten een arbeidsongevallenverzekering afsluiten voor medewerkers.