Evaluatie ondersteuning verenigingen en bijhorende reglementen
Derde verenigingsavond op dinsdag 29 november om 19.30 uur in zaal 't Hof.
Wat vindt jouw vereniging van de ondersteuning die de stad biedt? En van de reglementen rond verenigingen? We horen het graag op de derde verenigingsavond, op dinsdag 29 november om 19.30 uur in zaal ’t Hof.
Lees onderstaande documenten zeker door. Zo kom je goed voorbereid naar de verenigingsavond. Om alles in goede banen te leiden, vragen we je ook om in te schrijven voor deze avond tegen ten laatste 13 november. Geef bij je inschrijving een top 3 door van de reglementen die jouw vereniging wil bespreken.
De adviesvraag
Het college van burgemeester en schepenen vraagt aan het strategisch atelier vrije tijd om advies te geven en het ondersteuningskader vanuit de stad te evalueren. Op deze pagina vindt u de reglementen of delen er van die ter advies voorliggen:
Enkele zaken waar u best rekening mee houdt:
- Het gaat om een advies. Verenigingen of participanten kunnen problemen aankaarten, oplossingen of verbetersuggesties formuleren. Het advies is niet bindend: de deelnemers krijgen de mogelijkheid om dit advies te formuleren maar het staat het stadsbestuur vrij om dit advies te volgen of niet, deels of volledig. Het stadsbestuur engageert zich echter om met de resultaten aan de slag te gaan teneinde een algemene maar weloverwogen verbetering na te streven.
- De hoogte van de geraamde bedragen in de meerjarenplanning en het doel van de betrokken subsidie- en ondersteuningskaders vormt geen voorwerp van advies of discussie.
- De werking van de strategische ateliers vormt geen voorwerp van advies of discussie binnen deze participatievraag rond verenigingsondersteuning.
- Naast het algemene ondersteuningskaders zullen enkel de volgende (delen van) reglementen ter evaluatie worden voorgelegd.
De reglementen waarover een advies gevraagd wordt
Het integrale subsidiereglement voor de huur van een zaal
De stad ondersteunt erkende Herentalse verenigingen door een subsidie te voorzien voor de huur van een zaal in Herentals die niet tot het patrimonium van de stad behoort. De subsidie bedraagt het verschil tussen de huurprijs van de gehuurde zaal en de huurprijs voor de gelijkwaardige zaal dat de stad verhuurt. Er wordt een maximumbedrag van 150 euro per dag vergoed en de subsidie kan aangevraagd worden voor maximum drie dagen per jaar per vereniging.
Het integrale subsidiereglement voor vormingen
Dit reglement moedigt leden van verenigingen aan om een vorming of opleiding in kader van hun engagement bij een vereniging te volgen. Daarnaast ondersteunt het reglement jongeren om een attest animator of hoofdanimator in het jeugdwerk te worden. Ten slotte stimuleert het reglement verenigingen om zelf opleidingen te organiseren.
Het integrale subsidiereglement voor betere en veilige infrastructuur voor verenigingen
Met dit reglement ondersteunt het stadsbestuur verenigingen om hun lokalen in eerste plaat brandveilig te maken. Daarnaast investeert het stadsbestuur mee in structurele verbeterings- en aanpassingswerken aan verenigingsinfrastructuur, zoals energiebesparende maatregelen. Ten slotte stimuleert het reglement verenigingen bij het zetten van een nieuwbouw of om een ingrijpende innovatie te doen.
Het integrale subsidiereglement voor niet-stedelijke sportinfrastructuur
De stad ondersteunt erkende Herentalse verenigingen die binnensportaccommodatie huren bij Sport Vlaanderen Herentals of bij KOsh campus Ieperstraat omdat zij niet terecht kunnen in gelijkwaardige stedelijke sportinfrastructuur.
Het integrale huurreglement voor uitleenmaterialen, uitgebreid met de materiaallijst voor uit te lenen materialen
De stad wil bouwen aan een bruisende gemeenschap en hierbij ondersteuning bieden door uitleenmateriaal ter beschikking te stellen. Het vervoer, onderhoud en vervanging van het uitleenmateriaal brengt voor de stad kosten met zich mee. Daarom heft de stad een retributie. Deze moet betaald worden door de aanvrager.
Het integrale reglement voor zaalhuur van socio-culturele ruimtes
Het stadsbestuur verhuurt socio-culturele ruimtes. De retributies (tarieven) staan niet ter evaluatie, enkel het reglement voor de zaalhuur (gebruiksreglement). In dit reglement worden de afspraken gemaakt over het effectieve gebruik van de infrastructuur. Dit gaat van de reservatie tot het gebruik van de materialen ter beschikking of zelfs de technische ondersteuning.
Het integrale huurreglement voor evenementen op het openbare domein
Het stadsbestuur stelt het openbaar domein ter beschikking voor de organisatie van evenementen. Om de organisatie van evenementen op het openbare domein zo vlot mogelijk te laten verlopen, zijn er afspraken nodig tussen de stad en de organisator. Het huurreglement bevat strikte regels en afspraken voor het gebruik van het openbaar domein. Dit gaat dan bijvoorbeeld over de verkeerssignalisatie, nutsvoorzieningen, het opruimen van het terrein, ...
Het retributiereglement voor de inname van openbaar domein (tarieven) staat niet ter discussie.
Werkingssubsidie voor erkende Herentalse verenigingen - voorwaarden
Het stadsbestuur ondersteunt de reguliere werking van de erkende Herentalse verenigingen. Erkende Herentalse verenigingen kunnen, als ze aan de voorwaarden voldoen, één maal per kalenderjaar een subsidie aanvragen voor hun reguliere werking.
Enkel de onderstaande voorwaarden liggen ter evaluatie voor.
Categorie 1
- minimum 10 actieve leden hebben waarvan 5 uit Herentals of een exclusieve Gwerking hebben of jaarlijks één activiteit in Herentals open voor het brede publiek organiseren
- minimum 10 activiteitsdagen voor leden, in Herentals, per jaar hebben of één activiteit, open voor het brede publiek organiseren in Herentals
- het vrijetijdspastarief toepassen op alle lid- en inkomgelden en dit vermelden op alle communicatie.
categorie 2
- minimum 20 actieve leden hebben waarvan 10 uit Herentals
- minimum 20 activiteitsdagen voor leden, in Herentals, per jaar hebben
- het vrijetijdspastarief toepassen op alle lid- en inkomgelden en dit vermelden op alle communicatie
- een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid voor alle actieve leden en lichamelijke ongevallen voor alle vrijwilligers hebben
- jaarlijks zelf minimum één activiteit in Herentals organiseren open voor het brede publiek.
categorie 3
- minimum 40 actieve leden hebben waarvan 20 uit Herentals
- minimum 30 activiteitsdagen voor leden, in Herentals, per jaar hebben
- het vrijetijdspastarief toepassen op alle lid- en inkomgelden en dit vermelden op alle communicatie
- een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen voor alle actieve leden hebben
- jaarlijks zelf minimum drie activiteiten in Herentals organiseren open voor het brede publiek
- minimum 2 leden met een attest of diploma, relevant binnen de doelstelling of werking van de vereniging hebben
- minimum 2 leden met een EHBO-attest hebben
- een webpagina of een pagina op de sociale media die openbaar toegankelijk is, hebben met daarop de contactgegevens van de vereniging of een contactformulier, het aanbod en de eventuele lidgelden en/of toegangsgelden.
categorie 4
- minimum 100 actieve leden hebben waarvan 50 van Herentals
- minimum 50 activiteitsdagen voor leden, in Herentals, per jaar hebben
- het vrijetijdspastarief toepassen op alle lid- en inkomgelden en dit vermelden op alle communicatie
- een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en lichamelijke ongevallen voor alle actieve leden hebben
- jaarlijks zelf minimum vijf activiteiten in Herentals organiseren open voor het brede publiek
- minimum 5 leden met een attest of diploma, relevant binnen de doelstelling of werking van de vereniging hebben.
- minimum 5 leden met een EHBO-attest hebben 8. een webpagina hebben met daarop de contactgegevens van de vereniging of een contactformulier, het aanbod en de eventuele lidgelden en/of toegangsgelden.
Subsidie voor jeugdkampen - voorwaarden
De stad ondersteunt erkende Herentalse verenigingen bij de organisatie van kampen voor kinderen en jongeren tot en met 30 jaar. De volgende voorwaarden liggen ter evaluatie voor:
- De kampsubsidie kan per vereniging slechts één keer per werkjaar aangevraagd worden.
- Verenigingen mogen verschillende kampen bundelen in hun aanvraag.
- Het kamp vindt niet plaats op grondgebied Herentals.
- Herentalse kinderen en jongeren met een vrijetijdspas krijgen minstens 50 % korting op de deelnameprijs van het kamp.
- Het kamp bevat minstens 4 overnachtingen.
- Het kamp is geen sportstage.
- Definitie sportstage: een meerdaagse activiteit waarbij het aanleren van specifieke sporttechnieken en sportieve trainingen centraal staan
Projectsubsidie - voorwaarden
Het stadsbestuur ondersteunt personen of verenigingen die een nieuw en vernieuwend project in Herentals wenst op te starten.
Enkel de onderstaande punten liggen ter evaluatie voor:
Welke specifieke projecten kunnen ingediend worden?
- Het project is uitzonderlijk en uniek en behoort niet tot de dagelijkse werking of structurele doelstellingen van een vereniging.
- Hetzelfde project mag niet hebben plaatsgevonden in de voorbije drie boekjaren.
- Het project is vernieuwend, socio-cultureel en gemeenschapsvormend.
- Het project mag experimenteel zijn. De subsidie kan dus risico dekken, waarmee bedoeld wordt dat falen mag.
- Het project stimuleert samenwerking tussen burgers, verenigingen of groepen. Dit moeten niet exclusief Herentalse verenigingen, burgers of groepen zijn.
- Het project zoekt naar transversaliteit en zoekt naar verbreding en laagdrempeligheid. o Het project, of een deel ervan, moet in Herentals plaatsvinden.
- Het project mag geen commerciële activiteit zijn. Er mogen wel inkomgelden gevraagd worden als het vrijetijdspastarief van toepassing is. Er mogen dranken en etenswaren worden verkocht maar dit kan niet het enige doel of het hoofddoel van het project zijn.
- Het project toont een duurzame werking aan, werkt met lokale producten of met fairtradeproducten.
- Het project heeft aandacht voor specifieke doelgroepen, sociale cohesie en inclusief beleid.
- Het project staat open voor iedereen en spreekt een breed publiek aan. Dat wil niet zeggen dat het op grote schaal of gratis moet zijn. Het project kan gericht zijn op een specifieke doelgroep, als het maar de hele doelgroep kan aanspreken.
- Het project is voor iedereen fysiek toegankelijk en houdt dus rekening met personen met een handicap.
- De organisator houdt rekening met veiligheidsvoorschriften van de politie, brandweer, preventieadviseur en heeft desgevallend aandacht voor EHBO. De deelnemers zijn verzekerd tegen ongevallen.
Andere randvoorwaarden
- Een aanvrager mag verschillende subsidiebronnen aanspreken. Dubbele financiering is echter onmogelijk.
- De duurtijd van een project is onbelangrijk en kan dus variëren van één dag over enkele dagen tot jarenlang.
- Wanneer een project tot de dagelijkse werking van een vereniging gaat behoren, kan het niet langer gesubsidieerd worden via de projectsubsidies. De vereniging wordt dan verondersteld erkenning en werkingssubsidies aan te vragen.
- Als een project wordt aangevraagd, wordt enkel het hoofdproject gefinancierd. Onderliggende activiteiten of projecten worden niet gesubsidieerd.
- Een project kan geen vorming of opleiding zijn.
- Het project kan niet enkel als doel hebben het vieren van een jubileum van een vereniging.
- Wanneer de middelen van de projectsubsidie van een bepaald jaar niet volledig worden uitgekeerd, wordt het resterende bedrag overgedragen naar het volgende boekjaar.